Comunicar-se é preciso. Porém, é necessário cautela e atenção quando o diálogo envolve aspectos profissionais. Ao trocar e-mails, por exemplo, um texto mal escrito pode ser também mal interpretado. O pior é quando as consequências alcançam o campo jurídico. Por isso, vamos reproduzir aqui algumas dicas que consideramos ideais para adoção como hábito diário.

Preze pela formalidade: O excesso de informalidade pode comprometer a seriedade do assunto e a credibilidade da empresa. Mas não precisa ser totalmente formal, é importante sempre adequar a linguagem utilizada ao teor da conversa.

Respire fundo antes de clicar em ‘enviar’: O e-mail já perde para o contato pessoal por não ter a capacidade de levar, ao destinatário, o tom da voz, as expressões faciais e a forma exata de como o texto está sendo dito. Quando escrevemos um e-mail em momentos de raiva isso pode ser pior. Por isso, se você estiver nervoso(a) com alguma situação, espere a cabeça esfriar entes de enviar o e-mail. Essa medida pode prevenir vários transtornos e constrangimentos.

E-mail não é ambiente para tratar de assuntos sigilosos: E-mails são registros, documentos. Se você registra ali algo que é sigiloso ou inapropriado, terá grandes chances de “criar” provas contra si mesmo.

A utilização da cópia oculta: O recurso de cópia oculta é recomendável para envio de mala direta quando há intenção de preservar o endereço dos destinatários. Quando esse recurso é utilizado para intimidar alguém, é bem provável que essa atitude cause constrangimentos. Se você deseja copiar um gestor no e-mail que está sendo enviado a um subordinado, por exemplo, faça-o de maneira transparente. É o mais recomendável para evitar qualquer mal entendido.

O e-mail certo para a pessoa certa: Evite enviar e-mails e respostas para vários destinatários. O campo “de” deve incluir as pessoas que estão diretamente envolvidas com o assunto e o campo “cópia” deve ser utilizado para incluir as pessoas que realmente precisam acompanhar toda a conversa. Se esse não for o caso, repense, antes de superlotar a caixa de e-mails das pessoas com assuntos aleatórios ao trabalho que elas desenvolvem.

Texto baseado nas dicas da publicação: http://migre.me/n5kWr

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